免費會議記錄範本（Word、Google 文件、PDF）

第一次有人請我做 會議記錄 時，我完全不知道自己在做什麼。我瘋狂地潦草記了一個小時的筆記，之後試著把它們打成文件，才發現我漏掉了一半的決策，又多花了兩個小時靠記憶重建現場發生的事，最後交出去的東西看起來像一篇意識流日記。我的主管看完，抬頭看著我，說：「這不是會議記錄。」他是對的。只是我根本不知道正確格式。

根本沒有人教你這些。學校裡沒有一門課叫做「如何寫會議記錄」。你只是被指派這項工作，然後去 Google 搜尋「meeting minutes template」，找到一堆不能編輯的 PDF 圖片，接著硬著頭皮亂做。這就是為什麼大多數公司的會議記錄都不一致——不同的人、不同的格式、沒有標準。六個月後，沒有人找得到關於價格變更的決定，因為它被埋在一封標題叫做「週二會議筆記」的電子郵件裡。

所以，這裡有五個範本。全部都可編輯。標準商務、董事會會議、專案站立會、客戶會議，以及遠端／非同步會議。直接複製到 Word 或 Google Docs。把空格填好。完成。我也會說明會議記錄應該包含什麼（以及不該包含什麼）、會議記錄與筆記的差別，以及如何停止手動撰寫它們。

本頁內容：

為什麼會議記錄很重要（以及不做會怎樣）

每份會議記錄都需要的 7 個元素

5 個範本

會議記錄 vs. 筆記——差別在哪？

撰寫會議記錄的 10 個最佳做法

如何停止手動撰寫會議記錄

常見問題

為什麼會議記錄很重要

會議記錄是會議中發生事項的正式紀錄。不是逐字稿。不是摘要。而是對已做出的決定、已指派的行動，以及已討論主題的紀錄。它存在有三個原因：

法律合規。董事會會議、股東會議，以及某些受監管的會議，依法必須保留會議記錄。沒有會議記錄 = 潛在法律責任。如果公司將來被稽核或遭到起訴，會議記錄就是證明決策程序正確的依據。

行動追蹤。如果沒有人把「Maria 會在週五前寄出提案」寫下來，你猜會發生什麼？Maria 不會在週五前寄出提案。寫下有負責人與截止日期的行動項目，事情才會完成。沒寫下來的，就不會。

組織記憶。三個月後，沒有人會記得團隊當初為什麼決定更換供應商。會議記錄就是你用來查這件事的方法。

不保留會議記錄的代價，在你需要它之前是看不見的。一旦需要，就會變得非常明顯。我看過團隊在會議中花上好幾個小時，重新討論那些其實早就做過決定的事情，只因為沒有人把它寫下來。這才是真正的成本——不是寫會議記錄本身，而是那些你不得不重開的會議。

每份會議記錄都需要的 7 個元素

每一種會議記錄格式，不論會議類型，都應該包含以下七項。如果你的會議記錄少了其中任何一項，那它就是不完整的。

日期與時間——會議發生的時間，包括開始與結束時間。

地點或平台——實體會議室、Zoom 連結、Google Meet，等等。

與會者——哪些人出席、哪些人缺席、哪些人晚到。若是正式會議記錄，也要註明誰主持會議、誰負責記錄。

議程項目——依順序記錄討論了什麼。每一項都應該有自己的段落。

討論摘要——不是逐字稿。應包含提出的關鍵觀點、不同立場，以及任何被引用的資料或文件。

已做出的決定——要明確寫出來。像是「團隊決定要……」，而不是暗示。要白紙黑字寫清楚。

行動項目——誰要做什麼、何時完成。這是最重要的部分。如果你的會議記錄沒有附上負責人與截止日期的行動項目，那這場會議幾乎等於沒開過。

就是這樣。七項內容。其他像是動議、投票紀錄、附件——則取決於會議類型。董事會會議記錄需要這些。站立會議記錄則不需要。

5 個範本

以下每個範本都可以直接複製使用。貼到 Word 或 Google Docs，填入方括號中的內容，就完成了。我也附上了一份已填寫完成的標準商務範本範例，讓你看看完整版本長什麼樣子。

範本 1

標準商務會議記錄

適用於每週團隊會議、部門檢討、跨部門同步會議。這是最常見的格式，涵蓋基本內容而不會過於正式。

會議記錄Meeting Title: [部門／團隊名稱] 每週會議
日期： [Month DD, YYYY]
時間： [開始時間] – [結束時間]
地點： [會議室名稱／Zoom 連結]
主席： [姓名]
記錄者： [姓名]

出席者：
[姓名 1]、[姓名 2]、[姓名 3]、[姓名 4]
缺席者： [姓名 5]（請假）

── 議程 ──

1. [議程項目 1 — 例如：Q2 預算檢討]
討論： [討論內容摘要]
決議： [決定內容，或「延至下次會議」]
行動： [由誰負責什麼，何時完成]

2. [議程項目 2]
討論： [...]
決議： [...]
行動： [...]

3. [議程項目 3]
討論： [...]
決議： [...]
行動： [...]

── 行動事項 ──
☑ [負責人] 於 [截止日期] 前完成 [任務]
☑ [負責人] 於 [截止日期] 前完成 [任務]
☑ [負責人] 於 [截止日期] 前完成 [任務]

下次會議： [日期與時間]
會議記錄發送日期： [日期]

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範本 2

董事會會議記錄

適用於董事會、治理委員會及正式公司會議。這些是董事會會議記錄範本文件，可能是法律要求保存的文件，也可能會由稽核人員或監管機關審查。請務必精確，記錄提案、投票結果與反對意見。

法律提示：在大多數司法管轄區，公司與非營利組織依法都必須保存董事會會議記錄。這些記錄是公司的正式紀錄。請就您所在司法管轄區及實體類型的具體要求諮詢法律顧問。

董事會 — 會議紀錄組織： [公司名稱]
日期： [月份 DD, YYYY]
時間： [開始] – [結束]
地點： [地址／虛擬平台]

出席董事：
[姓名]，[職稱]（主席）
[姓名]，[職稱]
[姓名]，[職稱]
[姓名]，[職稱]

缺席董事：
[姓名]（[原因，如已知]）

列席人員：
[姓名]，[職稱 — 例如：秘書、財務長、法律顧問]

── 宣布開會 ──
會議由 [主席姓名] 於 [時間] 宣布開始。

── 法定出席人數 ──
確認已達法定出席人數（[Y] 位董事中有 [X] 位出席）。

── 核准前次會議紀錄 ──
已審閱 [日期] 會議之會議紀錄。
提議核准：[姓名]
附議：[姓名]
表決：[一致通過／X 票贊成，X 票反對，X 票棄權]
結果：[通過／修正後通過]

── 議程項目 1：[主題] ──
[姓名] 報告了 [報告摘要]。
隨後就 [重點] 進行討論。
動議： [動議完整文字]
提案人： [姓名]
附議人： [姓名]
表決： [一致通過／記名表決結果]
結果： [通過／否決／擱置]

── 議程項目 2：[主題] ──
[同上結構]

── 其他事項 ──
[任何未列入議程但於會中提出的事項]

── 散會 ──
會議於 [時間] 散會。
下次會議： [日期與時間]

── 簽署 ──
提交人：_____________________ [秘書姓名]
核准人：_____________________ [主席姓名]
核准日期：_______________

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範本 3

專案站立會議紀錄

適用於每日站立會議、衝刺檢查、每週專案同步。請保持簡短。沒有人會看三頁的站立會議摘要。目標是行動項目與阻礙，而不是逐字討論記錄。

站立會議 — [專案名稱]日期： [月份 DD, YYYY]
出席者： [姓名]

── 自上次會議以來 ──
[姓名]：[我完成了什麼]
[姓名]：[我完成了什麼]
[姓名]：[我完成了什麼]

── 今天 ──
[姓名]：[我正在處理什麼]
[姓名]：[我正在處理什麼]

── 阻礙 ──
[姓名]：[什麼事情卡住我了，以及誰可以協助]
[無]

── 行動項目 ──
☑ [負責人] — [任務] — 於 [日期] 前完成
☑ [負責人] — [任務] — 於 [日期] 前完成

下次站立會議： [日期與時間]

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範本 4

客戶會議紀錄

適用於客戶通話、提案簡報、狀態更新。這裡的格式很重要，因為你通常會與客戶分享這份文件。它應該看起來專業，並聚焦於結果、下一步，以及你承諾過的任何事項。

客戶會議 — [客戶名稱]日期： [月份 DD, YYYY]
時間： [開始] – [結束]
平台： [Zoom／現場／電話]
我方團隊： [姓名與職稱]
客戶團隊： [姓名與職稱]

── 會議目的 ──
[一句話：這場會議為何召開]

── 討論摘要 ──
1. [主題 — 討論了什麼、重點為何]
2. [主題]
3. [主題]

── 決議 ──
• [決議 1]
• [決議 2]

── 交付項目／下一步 ──
☑ [我方團隊／客戶] 需於 [日期] 前 [執行動作]
☑ [我方團隊／客戶] 需於 [日期] 前 [執行動作]
☑ [我方團隊／客戶] 需於 [日期] 前 [執行動作]

── 下次會議 ──
[日期與時間，或「待定」]

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範本 5

遠端／非同步會議紀錄

適用於無法在同一時間開會的分散式團隊。不透過即時通話，而是由每個人貼出自己的更新。「會議紀錄」則是整理所有人輸入後的摘要。這種格式很適合用在 Slack、Notion 或共享文件中。

非同步更新 — [團隊／專案]週次： [月份 DD, YYYY]
格式： 每位團隊成員須於 [星期、時間] 前發佈

── 更新內容 ──[姓名]（時區：[TZ]）
✅ 已完成：[本週我完成了什麼]
🔄 進行中：[目前正在進行什麼]
🚧 卡關：[什麼事情阻礙了我]

[姓名]（時區：[TZ]）
✅ 已完成：[...]
🔄 進行中：[...]
🚧 卡關：[...]

[姓名]（時區：[TZ]）
✅ 已完成：[...]
🔄 進行中：[...]
🚧 卡關：[...]

── 本週決議 ──
• [決議 1 — 於串文／文件／討論中作成]
• [決議 2]

── 下週行動項目 ──
☑ [負責人] — [任務] — 於 [日期] 前完成
☑ [負責人] — [任務] — 於 [日期] 前完成

── 討論串 ──
為每個主題附上 [Slack 討論串／Notion 文件／Loom 影片] 連結。

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會議紀錄 vs. 筆記 — 有什麼差別？

人們常把這兩個詞混用，但它們其實不是同一回事。這個區別很重要，尤其是在正式場合。

如果你的主管要求你提供「會議筆記」，他們大概其實是指會議記錄（minutes）——一份可供採取行動的結構化摘要。如果他們想要的是你的原始筆記，他們會直接要你的筆記本。

撰寫會議記錄的 10 個最佳做法

不要拖延。就在當天把會議記錄寫好，趁你還記得發生了什麼。拖得越久，你忘得越多，而且這件事只會越來越像苦差事。

聚焦在決策與行動，而不是討論過程。沒有人需要逐字稿。他們需要的是：我們做了什麼決定、誰要做什麼、以及何時完成。

每個行動項目都要寫出負責人的名字。「團隊會再跟進」毫無意義。「Sarah 會在週四前寄信給供應商」才算是一個行動項目。

包含截止日期。沒有截止日期的行動項目只是願望。每個行動都要有日期。

保持中立。會議記錄是紀錄，不是意見。不要寫「John 提出了一個很棒的觀點」或「討論變得很激烈」。只要寫出說了什麼，以及做了什麼決定。

記下異議。如果有人不同意某項決定，要把它記錄下來。「該動議以 4 比 1 通過，[姓名] 表示反對。」這對董事會會議記錄以及任何正式情境都很重要。

讓內容容易快速掃讀。使用標題、項目符號和粗體文字。沒有人會讀一整面文字牆。如果你的會議記錄看起來像小說，沒有人會看。

每次都使用一致的格式。這正是範本存在的意義。相同的結構、相同的區段、相同的順序。這樣大家才能快速找到需要的內容。

在 24 小時內發送。趁會議內容還很新鮮時，把會議記錄寄給所有與會者。如果有人發現錯誤，就能立刻更正。

追蹤行動項目直到完成。每次開會一開始，就先檢視上次尚未完成的行動項目。如果沒有人後續跟進，會議記錄就只是紙上談兵。

如何停止手動撰寫會議記錄

手寫或手動整理會議記錄，通常要花上大約會議本身兩倍的時間。一場一小時的會議，最後會變成三小時的工作——一小時開會，兩小時整理成文字。這正是沒有人喜歡、而且大家都會拖到最後一刻才做的部分。

你現在已經不必再這樣做了。AI 筆記工具現在可以自動處理這件事。像 HiNoter 這樣的工具會加入你的會議、進行轉錄，並在通話結束的當下產出結構化的會議記錄——包含討論摘要、決策，以及附有負責人的行動項目。你不用打任何字。你只需要檢查 AI 產出的內容、修正任何錯誤，然後發送出去。

對多語言團隊來說，這件事更重要。如果你的會議一部分用英文、一部分用葡萄牙文進行，想靠手動撰寫會議記錄可就麻煩了。能自動偵測語言的 AI 會議助理 可以在你不需做任何事的情況下處理好。無論會中使用了多少種語言，產出的會議記錄都能統一成一種語言。

如果你還希望這些會議記錄能直接同步到你現有的工具——Notion、Slack、Google Docs——而不用複製貼上，這正是 HiNoter 所做的事。會議記錄會直接出現在你的團隊原本工作的地方，格式整理完成，隨時可以分享。

常見問題

會議記錄應該包含哪些內容？

七項內容：日期與時間、地點或平台、出席者、議程項目、討論摘要、決議，以及附有負責人與截止日期的行動項目。本頁面的每個範本都包含這七項。正式會議記錄（如董事會會議）還會加入動議、投票、法定人數確認與簽名。

會議記錄在法律上是必須的嗎？

對於董事會會議及某些公司治理會議而言，是的。具體要求會因司法管轄區與實體類型而異，但一般來說，公司與非營利組織都必須保存董事會會議記錄。它們作為正式紀錄，可能會被稽核人員、監管機關，或在法律程序中要求提供。至於一般團隊會議，會議記錄通常不是法律強制要求，但仍然非常建議保留。

會議記錄應該多長？

取決於會議類型。每日站會？半頁。每週團隊會議？一到兩頁。董事會會議？兩到五頁。目標是記錄決策與行動，而不是逐字轉錄每個人說過的所有內容。如果你的會議記錄比會議本身還長，那你就寫太多了。

我可以在 Google Docs 中使用這些範本嗎？

可以。把範本文字複製並貼到新的 Google 文件中即可。或者下載 Word 版本後上傳到 Google 雲端硬碟。這些範本是帶有基本格式的純文字，因此可在任何編輯器中使用。

會議記錄和會議筆記有什麼不同？

會議記錄是正式的、有結構的，會與出席者分享，且有時可能是法律要求。筆記則是非正式的、個人的，而且通常不會分享。如果有人請你在會議中「做筆記」，要先確認他們想要的是正式會議記錄（有結構、可分享），還是只是個人筆記。

我該如何處理沒有完成的行動項目？

在每次會議開始時，先檢視尚未完成的行動項目。如果某件事沒有完成，問清楚原因、設定新的截止日期，並把更新記錄在該次會議的會議記錄中。如果你不追蹤後續，大家就會認為行動項目只是可做可不做。會議就是這樣變得毫無用處的。

HiNoter 會加入你的會議，以 50+ 種語言進行轉錄，並自動產出附有行動項目的結構化會議記錄。可同步到 Notion、Slack 和 Google Docs。

以上就是本頁內容

五個範本。七個要素。十條最佳做法。挑選符合你的會議類型的範本，複製到你的編輯器中，並在每次會議都使用。重點就在一致性——相同格式、相同區塊、相同順序。一旦你的團隊習慣了標準格式，要找出過去的決策就會變得輕而易舉，而不再像考古挖掘一樣困難。

如果你已經受夠了每次會後都要手動寫會議記錄——那正是 AI 筆記工具派上用場的時候。範本告訴你什麼樣的會議記錄才算好。AI 則幫你把它寫出來。延伸閱讀：執行摘要範例與線上會議禮儀。

關於作者：由 HiNoter 編輯團隊撰寫。我們打造能自動處理會議筆記的工具——結構化會議記錄、50+ 種語言、附引文的 AI 對話。可同步到 Notion、Slack、Google Docs。也支援處理 音訊、影片、YouTube 和 PDF。