Quy tắc ứng xử trong họp trực tuyến: 25 nguyên tắc cho các cuộc gọi video chuyên nghiệp

Từ năm 2020 đến nay, tôi đã tham gia khoảng bốn nghìn cuộc gọi video. Chưa từng có ai đưa cho tôi một danh sách quy tắc ứng xử trong họp trực tuyến dành cho các cuộc gọi video chuyên nghiệp, nên vào khoảng cuộc họp thứ 1.200, tôi bắt đầu tự ghi lại cho mình. Những lỗi giống nhau cứ lặp đi lặp lại ở nhiều công ty, nhiều châu lục và mọi cấp bậc. Người vừa ăn ngũ cốc vừa để mic bật. Người quản lý chia sẻ toàn bộ màn hình với 14 tab trình duyệt đang mở, trong đó có 3 tab cá nhân. Nhân viên mới tham gia với áo hoodie rồi tái mặt khi CEO bất ngờ vào phòng họp.

Hãy xem đây là cuốn sổ tay đó. Nó được đúc kết từ vài nghìn giờ quan sát điều gì hiệu quả và điều gì khiến cuộc họp đổ bể.

Nếu bạn chỉ nhớ năm điều:

1.  Luôn đến với một agenda, dù chỉ là bản nháp.

2.  Tắt mic ngay khi bạn ngừng nói.

3.  Nhìn vào ống kính camera, không phải khuôn mặt của chính mình.

4.  Chỉ chia sẻ một cửa sổ, đừng bao giờ chia sẻ toàn bộ màn hình.

5.  Gửi bản tóm tắt kèm đầu việc trong vòng 24 giờ.

Mức độ quan trọng là có thật. London School of Economics ước tính chi phí hằng năm của các cuộc họp kém hiệu quả lên tới 259 tỷ USD chỉ riêng với giới chuyên môn tại Mỹ. Atlassian phát hiện 80% người lao động cho rằng phần lớn các cuộc họp có thể được rút ngắn còn một nửa thời gian. Và đây là điểm đáng nói từ chính dữ liệu của Zoom: 54% nhân viên muốn có bản tóm tắt sau họp, nhưng chỉ 39% thực sự nhận được. Khoảng cách giữa điều chúng ta biết mình nên làm và điều thực tế diễn ra chính là nơi bài hướng dẫn này ra đời.

Điều gì được xem là quy tắc ứng xử trong họp trực tuyến?

Nó không chỉ là việc trông đẹp trên camera hay biết nút nào để tắt mic, dù cả hai đều hữu ích. Quy tắc ứng xử trong họp trực tuyến là tập hợp những thói quen chung giúp một cuộc gọi video xứng đáng để diễn ra thay vì chỉ gửi email. Có ba giai đoạn: những gì bạn làm trước khi tham gia, cách bạn cư xử khi camera đang bật, và những gì diễn ra sau khi mọi người rời cuộc họp. Bỏ qua một giai đoạn thì cuộc họp sẽ tệ đi. Bỏ qua hai giai đoạn thì tốt hơn hết là nên hủy luôn.

Trước khi tham gia: Quy tắc 1 đến 8

Owl Labs phát hiện 72% nhân viên cho rằng sự cố kỹ thuật là nguyên nhân khiến cuộc họp bắt đầu muộn. Gần như mọi sự chậm trễ kiểu này đều có thể phòng tránh được, và đó chính là lý do chúng gây khó chịu đến vậy.

1.  Kiểm tra thiết bị sớm năm phút. Không phải sớm năm giây. Mở Zoom, Teams hoặc Meet, chạy kiểm tra âm thanh, xem camera có hoạt động không. Nếu bạn là người trình bày, hãy xác nhận quyền chia sẻ màn hình đã được bật, bởi phát hiện ra nó chưa bật trong lúc tám người đang nhìn là một kiểu bẽ mặt rất đặc biệt.

2.  Gửi agenda. Sau đó hãy đọc nó. Chỉ 37% cuộc họp thực sự dùng agenda (Flowtrace). Trong khi đó, 62% người lao động thường xuyên tham dự những cuộc gọi mà mục tiêu chưa bao giờ được nêu trong lời mời họp (Atlassian). Cách khắc phục thì đơn giản đến mức ngượng ngùng: người chủ trì gửi trước ba đến năm gạch đầu dòng trong vòng 24 giờ. Julia Austin, người giảng dạy tại Harvard Business School, cho rằng 24 giờ là mức thông báo tối thiểu để có một cuộc thảo luận hiệu quả. Còn nếu bạn là người tham dự? Hãy đọc nó. Chuẩn bị sẵn một câu hỏi. Chỉ riêng điều đó cũng đủ đưa bạn vào nhóm trên của những người tham gia họp.

3.  Ăn mặc phù hợp với loại cuộc họp bạn đang dự. Điều này gây ra nhiều băn khoăn hơn mức cần thiết. Nguyên tắc thực tế tôi rút ra là: hãy phù hợp với văn hóa công ty, rồi tăng thêm nửa nấc trang trọng so với mức bạn nghĩ là đủ. Một buổi chào hàng với khách hàng nghĩa là áo có cổ hoặc trang phục tương đương. Một buổi họp nội bộ ngắn? Áo len gọn gàng là ổn. Đúng, nửa thân trên quan trọng hơn vì đó là phần lên hình. Và không, bạn không nên đánh cược rằng mình sẽ không bao giờ phải đứng dậy. Người ta vẫn đứng dậy. Chuông báo cháy vẫn có thể reo.

4.  Chỉnh lại hậu cảnh. Hãy ngồi quay mặt về phía cửa sổ hoặc một bức tường trơn. Nếu không gian của bạn thực sự lộn xộn, hãy dùng chế độ làm mờ nền của Zoom hoặc một nền ảo trung tính. Tôi chưa từng nghe ai phàn nàn rằng nền phía sau quá nhàm chán. Nhưng tôi đã nghe rất nhiều lời phàn nàn về điều ngược lại.

5.  Vào họp sớm hai đến ba phút. Hãy xem giờ bắt đầu là lúc cuộc thảo luận khởi động, không phải lúc bạn mở ứng dụng. Hai phút đó giúp bạn ổn định, chào hỏi và xử lý trục trặc kỹ thuật mà không làm mất phần đầu của agenda.

6.  Tắt hết mọi thứ có thể reo hoặc hiện thông báo. Bật chế độ Không làm phiền trên điện thoại và laptop. Chuyển Slack sang trạng thái away. Đóng email. Việc này chỉ mất mười giây. Có lần tôi thấy một đồng nghiệp đang thuyết trình với khách hàng thì hiện lên thông báo Slack với nội dung, tôi xin phép diễn đạt lại, “bộ slide này làm tôi phát điên.” Khách hàng đọc được. Đồng nghiệp của tôi thì không thể rút lại chuyện đó nữa.

Ác mộng mang tên chia sẻ màn hình. Phần lớn các vụ lộ thông tin ngoài ý muốn trong cuộc gọi video không đến từ hacker. Chúng đến từ việc mọi người chia sẻ toàn bộ màn hình khi thông báo vẫn bật. Bảng lương, đoạn chat Slack riêng tư, email mời làm việc từ đối thủ. Đều là những chuyện có thật. Cách khắc phục nằm ở Quy tắc 7.

7.  Chuẩn bị tài liệu trước và đóng mọi thứ khác. Mở đúng tài liệu bạn sẽ chia sẻ trong một cửa sổ riêng. Đóng tất cả cửa sổ còn lại. Khi đến lúc trình bày, chỉ chia sẻ đúng cửa sổ đó, không phải toàn bộ màn hình. Thanh tác vụ, thanh dấu trang, file trên desktop, tất cả đều được giữ riêng tư. Microsoft Teams thậm chí còn có tính năng gọi là “sensitive content detection” để cảnh báo nội dung rủi ro trước khi nó xuất hiện, điều đó cho thấy vấn đề này phổ biến đến mức Microsoft phải dựng sẵn rào chắn.

8.  Kiểm tra ánh sáng. Nguồn sáng nên ở phía trước mặt bạn, không phải phía sau. Cửa sổ sáng phía sau sẽ biến bạn thành một cái bóng, và không loại ngôn ngữ cơ thể tích cực nào có thể xuyên qua được bóng tối đó. Hãy kê thêm vài cuốn sách dưới laptop để camera ngang tầm mắt. Đôi mắt của bạn nên nằm ở 1/3 phía trên của khung hình.

Trong cuộc gọi: Quy tắc 9 đến 19

Đây là lúc phép lịch sự hoặc giữ cho cuộc họp đứng vững, hoặc để nó tan rã. Hai tội lỗi chết người nhất là mọi người nói chồng lên nhau và không ai nói gì cả.

9.  Tắt mic. Luôn tắt mic. Đây là quy tắc cốt lõi trong các mẹo họp online và tôi sẵn sàng bảo vệ quan điểm này đến cùng. Tiếng gõ bàn phím, chó sủa, âm vang từ bếp, người nhà không biết bạn đang họp. Đây là những phiền toái bị phàn nàn nhiều nhất, và tất cả đều được giải quyết chỉ bằng một cú nhấp. Tắt mic ngay khi bạn ngừng nói. Bật mic khi cần nói. Rồi lại tắt. Hãy học phím tắt bàn phím (giữ phím Space trên Zoom và Teams) để nó trở thành phản xạ. Nếu bạn chỉ mang theo đúng một điều từ bài viết này, hãy mang theo điều đó.

10.  Nhìn vào camera, không phải thư viện người tham gia. Khi nói, hãy nhìn vào ống kính. Cảm giác sẽ hơi kỳ, như thể bạn đang nói chuyện với một chấm nhỏ. Nhưng với mọi người khác, điều đó giống như giao tiếp bằng mắt trực tiếp. Nhìn chằm chằm vào mặt mình hoặc ô video của người đang nói sẽ khiến bạn trông mất tập trung ngay cả khi bạn đang chú ý hoàn toàn. 64% nhân viên nói rằng nhìn thấy đồng nghiệp qua video giúp họ dễ tin tưởng đội nhóm hơn (nghiên cứu của Jabra). Giao tiếp bằng mắt là một phần lớn của lý do đó.

11.  Đừng ngắt lời. Hãy dùng nút giơ tay. Độ trễ của video khiến việc nói chồng nhau còn tệ hơn họp trực tiếp. Hai người cùng bắt đầu, cả hai cùng dừng, rồi lại cùng bắt đầu. Bạn biết điệu nhảy đó rồi đấy. Tính năng giơ tay, hoặc một tin nhắn chat nhanh như “em có câu hỏi sau ý này”, sẽ xử lý được việc đó. Hãy để người chủ trì mời phát biểu. Cảm giác có thể hơi cứng nhắc trong khoảng một tuần. Sau đó, nó sẽ trở thành cách duy nhất bạn muốn vận hành một cuộc họp.

12.  Để người chủ trì điều phối, và học cách kéo cuộc họp trở lại một cách lịch sự. Phải có ai đó chịu trách nhiệm về đồng hồ. Câu nói hiệu quả nhất tôi từng dùng để kéo một cuộc họp quay lại khỏi một nhánh lan man là kiểu như: “Đó là một ý rất hay. Mình tạm ghi lại và quay lại nếu còn thời gian nhé.” Sau đó bạn quay lại agenda. Cụm “tạm ghi lại” hiệu quả vì nó thừa nhận ý kiến của người kia mà không để cuộc họp trượt khỏi đường ray. Điều không hiệu quả là kiểu nói thẳng “Được rồi, chúng ta phải chuyển sang phần khác”, vì nó khiến người nói cảm thấy bị gạt đi và không khí trong phòng hơi căng.

13.  Chia sẻ một cửa sổ, không phải cả cuộc sống của bạn. Tôi đã nói về phần chuẩn bị ở Quy tắc 7. Trong lúc họp, nguyên tắc bổ sung là: dừng chia sẻ ngay khi bạn xong việc. Đừng để màn hình còn bật trong khi bạn chuyển qua tab khác để kiểm tra gì đó. Và nếu vì lý do nào đó bạn buộc phải chia sẻ toàn bộ desktop, ít nhất hãy tắt thông báo trước. Microsoft tạo ra bộ phát hiện nội dung nhạy cảm đó là có lý do.

14.  Đừng làm nhiều việc cùng lúc. 52% người tham gia họp trực tuyến thừa nhận họ làm việc khác trong lúc họp khi cuộc gọi có từ hai người trở lên (Calendly). Chúng ta ai cũng nghĩ mình là ngoại lệ có thể vừa trả lời email vừa lắng nghe. Nhưng không phải vậy. Câu “xin lỗi, bạn nhắc lại được không?” xuất hiện chậm một nhịp luôn tố cáo điều đó. Nếu cuộc họp không thực sự cần bạn, hãy xin phép rời. Mọi người tôn trọng điều đó hơn là sự hiện diện nửa vời.

15.  Nói chậm lại. Nén âm thanh, độ trễ và tai nghe rẻ tiền làm giảm độ rõ ràng. Người nói nhanh sẽ trở nên khó hiểu ngay khi kết nối chập chờn. Có người không phải bản ngữ trong cuộc gọi? Hãy giảm tốc thêm 10%. Dừng một nhịp giữa các ý. Nếu bạn là người chủ trì, hãy tóm tắt quyết định thành lời để không gì bị thất lạc trong làn âm thanh lẫn lộn.

16.  Quan sát không khí giữa các nền văn hóa. Điều này đáng được nói nhiều hơn các mục khác, vì đây là nơi đa số đội nhóm toàn cầu vấp ngã. 71% đội ngũ hiện tuyển dụng quốc tế, trong khi chỉ khoảng 17% dân số thế giới nói tiếng Anh. Những quy tắc ngầm về sự thẳng thắn, thứ bậc và khoảng lặng không phải ở đâu cũng giống nhau.

Một vài kiểu tôi đã thấy khiến đội nhóm khốn đốn: Ở Mỹ và Hà Lan, sự thẳng thắn thường được hiểu là năng lực. Mọi người lên tiếng, phản biện và mong điều đó là bình thường. Ở Nhật Bản, khoảng dừng trước khi trả lời nghĩa là người đó đang suy nghĩ, không phải họ phản đối. Lấp đầy khoảng lặng đó là một sai lầm. Ở Ấn Độ, cái gật đầu thường có nghĩa là “tôi đang nghe bạn”, chứ không nhất thiết là “tôi đồng ý”. Còn ở Anh, câu “việc này có lẽ cần làm thêm một chút” thường có nghĩa là “cần viết lại gần như toàn bộ”, một cách diễn đạt mà người Mỹ thường hiểu lầm là đã ổn.

Hãy tránh thành ngữ. “Let’s touch base next week” gây khó hiểu cho một nửa hành tinh. Thay vào đó, hãy nói “chúng ta gặp nhau vào thứ Hai để rà soát tiến độ”. Với các đội ngũ đa ngôn ngữ, phụ đề thời gian thực và dịch thuật thu hẹp khoảng cách hiểu nội dung nhiều hơn bạn nghĩ. Các công cụ tự nhận diện ngôn ngữ đang được nói và phiên âm trên hơn 50 ngôn ngữ giúp một bộ ghi chú có thể phục vụ cả đội trải dài từ São Paulo đến Lisbon rồi Berlin. Không ai còn phải chật vật giải mã một cuộc gọi tiếng Anh quá nhanh vào lúc nửa đêm.

17.  Giữ cuộc trò chuyện bên lề mang tính chuyên nghiệp. Khung chat cuộc họp là hồ sơ công khai. Nó có thể bị chụp màn hình, chuyển tiếp, đọc to. Hãy cư xử tương xứng. Câu hỏi và đường link thì ổn. Mỉa mai về nhà cung cấp trong khi đồng nghiệp của nhà cung cấp đó đang ở trong cuộc gọi? Không ổn.

18.  Chia đều gánh nặng múi giờ. Trong các đội nhóm toàn cầu, sẽ luôn có ai đó bị bất tiện. Câu hỏi là gánh nặng đó có được luân phiên hay luôn đổ lên cùng một khu vực. Hãy xoay vòng giờ họp theo quý. Dùng World Time Buddy để tìm khoảng thời gian giao nhau. Khi không có khung giờ hợp lý cho tất cả, hãy ghi lại cuộc họp và gửi kèm ghi chú để không ai phải chọn giữa giấc ngủ và sự hòa nhập. Một buổi “toàn công ty toàn cầu” lúc 9 giờ sáng ở New York là 1 giờ sáng ở Bangalore. Làm vậy mỗi tháng đồng nghĩa bạn đang gửi đi một thông điệp với đội Bangalore, dù bạn có chủ ý hay không.

19.  Camera: bật khi cần, tắt khi không cần. Jabra phát hiện rằng nhân viên Gen Z và Millennials cảm thấy bị gạt ra ngoài trong các cuộc họp online nhiều gấp hai đến ba lần so với đồng nghiệp lớn tuổi hơn. Một phần nguyên nhân là sự mệt mỏi vì phải luôn “lên hình”. Quy tắc không phải là “luôn bật” hay “luôn tắt”. Họp nhóm nhỏ, giới thiệu, xây dựng quan hệ? Bật camera. Hội nghị 90 người mà chỉ có ba người nói? Hãy cho mọi người quyền tắt. Là người chủ trì, hãy nói rõ: “Mọi người có thể bật camera nếu muốn, không bắt buộc.” Chỉ riêng câu đó cũng cải thiện mức độ tham gia.

Sau cuộc họp: Quy tắc 20 đến 25

Đây là nơi phần lớn đội nhóm đánh mất hiệu quả. Cuộc họp diễn ra, quyết định được đưa ra, rồi chẳng có gì được ghi lại. 54% nhân viên rời cuộc họp mà không rõ bước tiếp theo là gì (Atlassian). 54% muốn có bản tóm tắt, nhưng chỉ 39% nhận được (Zoom). Phần theo dõi sau họp là nơi quyết định biến thành kết quả, hoặc không.

20.  Gửi bản tóm tắt trong vòng 24 giờ. Trí nhớ phai rất nhanh. Đến sáng hôm sau, một nửa căn phòng đã quên điều đã được quyết định và nửa còn lại nhớ theo cách khác. Một bản tóm tắt bằng văn bản, dù ngắn, sẽ giúp mọi người đồng bộ trước khi những ký ức lệch nhau đó hóa thành những giả định mâu thuẫn. Hãy giữ nó ở ba phần: quyết định đã chốt, đầu việc kèm người phụ trách và hạn chót, cùng những nội dung đã được “để lại sau”. Hình thức không quan trọng bằng thời điểm gửi.

Đây cũng là phần ngốn nhiều thời gian hành chính nhất, nên nhiều đội nhóm đã bắt đầu dùng một công cụ AI ghi chú cuộc họp tự tham gia cuộc gọi và tạo ra bản tóm tắt có cấu trúc ngay khi cuộc họp kết thúc. Bản recap tự được viết ra thay vì nằm trong danh sách việc cần làm của ai đó suốt ba ngày cho đến khi không còn giá trị.

21.  Giao đầu việc kèm tên người và ngày cụ thể. “Chúng ta nên follow up với khách hàng” không phải là đầu việc. “Maria sẽ gửi email cho khách hàng trước thứ Năm” mới là đầu việc. Sự khác biệt nằm ở việc có điều gì thực sự xảy ra hay không. Mỗi đầu việc cần ba yếu tố: một động từ, một người chịu trách nhiệm và một hạn chót. Nếu thiếu một trong ba, đó chỉ là mong muốn.

22.  Lưu bản ghi và ghi chú ở nơi dễ tìm. Mọi người có thể lỡ cuộc họp. Nghỉ ốm, trùng lịch, lệch múi giờ. Nếu bản ghi nằm trên desktop cá nhân của ai đó thì gần như coi như không tồn tại. Hãy đưa nó vào không gian làm việc chung mà đội của bạn đã sử dụng sẵn. Nếu công cụ ghi chú của bạn đồng bộ với Notion, Google Docs hoặc Slack, bản recap sẽ xuất hiện ngay tại nơi mọi người đang làm việc và không ai phải đi lục tìm. Những thiết lập tốt nhất biến ghi chú họp cũ thành một kho lưu trữ có thể tìm kiếm lại, thay vì phải cuộn qua cả năm bản ghi chỉ để tìm một quyết định.

23.  Dọn “bãi đỗ” chủ đề. “Tạm để đó” là một cách ưu tiên hợp lý trong lúc họp. Nhưng những chủ đề bị “đỗ lại” có xu hướng nằm yên mãi ở đó. Chúng xuất hiện trong agenda của cuộc họp tiếp theo, rồi cuộc họp sau nữa, cho đến khi bãi đỗ biến thành cả agenda. Hãy duy trì một danh sách đang chạy. Gán cho mỗi mục một người phụ trách hoặc một ngày xem lại. Dành hai phút đầu cuộc họp sau để xử lý nó.

24.  Đừng chỉ xử lý âm thanh trực tiếp. Các cuộc họp giờ không còn chỉ là những cuộc trò chuyện trực tiếp nữa. Một đồng đội chia sẻ bản demo đã quay sẵn. Ai đó tham chiếu một file PDF đặc tả. Một ứng viên nộp video giới thiệu. Nếu quy trình theo dõi sau họp của bạn chỉ xử lý âm thanh trực tiếp, bạn sẽ phải làm cùng một việc hai lần ở hai nơi. Cách gọn nhất là xem bản ghi, PDF và video clip như nguồn đầu vào cho ghi chú, giống như với một cuộc gọi trực tiếp. Một công cụ có thể phiên âm video YouTube hướng dẫn, bản brief PDF và một cuộc họp Zoom được ghi lại thành cùng một định dạng thống nhất sẽ giữ cho phần tóm tắt của bạn đồng nhất bất kể nội dung đến từ đâu. Một quy trình, không phải ba.

25.  Biến ghi chú thành thứ có thể đặt câu hỏi. Ghi chú nằm im không ai đọc trong một thư mục chỉ là kho lưu trữ. Ghi chú có thể truy vấn mới là cơ sở tri thức. Sự khác biệt đó rất quan trọng. Khi ai đó có thể hỏi “quý trước chúng ta đã quyết định gì về thay đổi giá?” và nhận được câu trả lời trong vài giây, kèm trích dẫn dẫn ngược về đúng cuộc họp, cả đội sẽ dùng nó. Còn khi họ phải đào qua sáu tài liệu tên kiểu “meeting_notes_final_v3_FINAL(2).docx” thì không ai làm cả. Nếu công cụ ghi chú của bạn có AI chat trích dẫn nguồn, càng tốt. Nó biến một đống transcript thành thứ mà mọi người thực sự mở ra dùng.

Trang trọng và thoải mái: Quy tắc có thể linh hoạt, nhưng không biến mất

Không phải cuộc gọi nào cũng cần cùng một mức độ trang trọng. Những quy tắc họp video ở trên có thể thay đổi tùy bối cảnh, nhưng không hề biến mất. Đây là cách những quy tắc chính dịch chuyển theo tình huống.

Câu trả lời nhanh cho những thắc mắc phổ biến

Hỏi: Quy tắc ứng xử trong họp trực tuyến là gì?

Đáp: Đó là tập hợp những thói quen chung giúp các cuộc gọi video giữ được tính chuyên nghiệp và đáng để diễn ra. Có ba giai đoạn: chuẩn bị (kiểm tra kỹ thuật, agenda), cách hành xử trong cuộc gọi (tắt mic, chia sẻ màn hình, giao tiếp bằng mắt), và theo dõi sau họp (bản tóm tắt và đầu việc). Hãy xem nó như một “hợp đồng xã hội” ngăn một cuộc gọi biến thành một giờ đồng hồ bị lãng phí.

Hỏi: Tôi có nên luôn bật camera không?

Đáp: Thường là có. Nhìn thấy đồng nghiệp giúp xây dựng niềm tin; 64% nhân viên nói video giúp họ dễ tin tưởng đội nhóm hơn (Jabra). Hãy dùng nền mờ nếu không gian của bạn chưa sẵn sàng. Nhưng trong các cuộc họp lớn mang tính một chiều, hãy cho mọi người quyền tắt camera. Sự mệt mỏi vì camera là có thật, đặc biệt với lao động trẻ.

Hỏi: Khi nào tôi nên tắt mic?

Đáp: Bất cứ khi nào bạn không nói. Tiếng ồn nền từ bàn phím, người nhà, âm vang, thú cưng là gián đoạn phổ biến nhất trong họp trực tuyến. Chỉ một cú nhấp là xử lý được. Có lý do đây là Quy tắc số 9.

Hỏi: Làm sao để ngắt một người nói mãi không dừng?

Đáp: Hãy dùng một câu chuyển nhịp bằng lời: “Ý đó rất hay, mình tiếp nối từ đó nhé.” Sau đó đưa cuộc họp quay lại agenda. Tính năng giơ tay cho phép bạn phát tín hiệu mà không cắt ngang. “Tạm ghi lại” là cụm từ vừa thừa nhận nhánh lan man vừa không để nó làm trật hướng mọi thứ.

Hỏi: Nếu tôi vô tình chia sẻ nội dung nhạy cảm trên màn hình thì sao?

Đáp: Hãy dừng chia sẻ ngay lập tức. Thừa nhận ngắn gọn, kiểu như “để tôi đóng mục đó lại”, rồi tiếp tục. Đừng hoảng và đừng giải thích quá nhiều, vì càng chú ý vào đó càng khiến mọi việc tệ hơn. Cách xử lý thực sự nằm ở phòng ngừa: chỉ chia sẻ một cửa sổ, tắt thông báo, đóng file nhạy cảm trước khi cuộc gọi bắt đầu.

Hỏi: Một cuộc họp nên kéo dài bao lâu?

Đáp: Ngắn hơn bạn nghĩ. Định luật Parkinson nói rằng cuộc họp sẽ lấp đầy toàn bộ khoảng thời gian bạn cấp cho nó. Nghiên cứu cho thấy khoảng 25 phút là ngưỡng trần cho sự tập trung liên tục. Hãy mặc định 25 hoặc 50 phút thay vì 30 hoặc 60 phút. Và 80% người lao động nói rằng phần lớn các cuộc họp có thể ngắn bằng một nửa (Atlassian).

Kết luận

Không có quy tắc nào trong số này là khó. Điều khó là xây dựng thành thói quen. Tắt mic mà không cần nghĩ. Gửi recap mà không cần ai nhắc. Đóng các tab trước khi chia sẻ màn hình. Những hành động nhỏ, lặp lại qua hàng trăm cuộc họp, sẽ cộng dồn thành một đội nhóm thực sự hoàn thành công việc thay vì chỉ nói về việc hoàn thành công việc.

Những con số chứng minh điều đó tốt hơn tôi có thể. 259 tỷ USD thất thoát mỗi năm vì các cuộc họp tệ (LSE). 71% quản lý cấp cao cho rằng các cuộc họp kém hiệu quả (HBR). Hơn một nửa nhân viên rời cuộc họp mà không biết phải làm gì tiếp theo (Atlassian). Quy tắc ứng xử trên Zoom không phải là phép lịch sự chỉ để cho có. Nó là cách giành lại một phần thời gian và tiền bạc đang bị lãng phí đó, từng thói quen một.

Hãy chọn một quy tắc trong danh sách này. Chỉ một thôi. Tôi thường khuyên mọi người bắt đầu với việc tắt mic, vì đó là điều dễ sửa nhất và dễ nhận ra hiệu quả nhất. Hãy tập trung vào nó trong tuần này. Rồi quay lại với điều tiếp theo.

Về tác giả:  Hướng dẫn này được biên soạn bởi đội ngũ biên tập HiNoter, những người đã dành nhiều năm ghi nhận cách các đội nhóm phân tán giao tiếp qua nhiều châu lục. Nội dung của chúng tôi dựa trên nghiên cứu từ Harvard Business Review, London School of Economics, Atlassian, Fellow và dữ liệu cuộc họp của chính Zoom. Chúng tôi xây dựng các công cụ giúp đội nhóm ghi lại, cấu trúc hóa và biến những gì được nói trong mỗi cuộc họp thành hành động, mà không cần ai phải ghi chép thủ công.