無料の議事録テンプレート（Word、Google ドキュメント、PDF）

初めて誰かに 会議議事録 を取ってほしいと頼まれたとき、私は何をすればいいのかまったく分かっていませんでした。1時間、必死にメモを書き殴り、その後でタイプしようとして、決定事項の半分を聞き逃していたことに気づき、何が起きたのかを記憶から再構成するのにさらに2時間かかり、最後には意識の流れをそのまま書き出した日記のようなものを提出しました。上司はそれを読んで私を見て、「これは議事録じゃない」と言いました。その通りでした。私はただ、形式を知らなかったのです。

こんなこと、誰も教えてくれません。学校に「会議議事録の書き方」なんて授業はありません。担当を任されて、「meeting minutes template」とGoogleで検索し、編集できないPDFの画像みたいなものをいくつも見つけて、手探りでやるしかないのです。だから多くの会社では議事録に一貫性がありません。人によって違う、形式も違う、標準もない。6か月後になると、価格変更についての決定が件名「notes from tues mtg」のメールに埋もれてしまい、誰も見つけられなくなります。

というわけで、テンプレートを5つ用意しました。すべて編集可能です。標準的なビジネス会議、取締役会、プロジェクトのスタンドアップ、クライアント会議、リモート／非同期会議用です。WordやGoogle Docsにコピーして、空欄を埋めれば完了です。さらに、議事録に何を入れるべきか（何を入れるべきでないか）、議事録とメモの違い、そして手作業で議事録を書くのをやめる方法についても説明します。

このページの内容：

議事録が重要な理由（残さないと何が起こるか）

あらゆる議事録に必要な7つの要素

5つのテンプレート

議事録とメモ — 何が違うのか？

議事録作成の10のベストプラクティス

手作業で議事録を書かない方法

FAQ

議事録が重要な理由

会議議事録とは、会議で何が起きたかを記録する正式な文書です。逐語録ではありません。要約でもありません。下された決定、割り当てられたアクション、話し合われたトピックの記録です。議事録が存在する理由は3つあります。

法令遵守。 取締役会、株主総会、および一部の規制対象の会議では、法律により議事録の作成が求められます。議事録がない = 法的責任のリスクです。会社が監査を受けたり訴訟になったりした場合、決定が適切に行われたことを証明するのが議事録です。

アクションの追跡。 誰も「Mariaが金曜日までに提案書を送る」と書き留めなければ、どうなると思いますか？ Mariaは金曜日までに提案書を送りません。担当者と期限が明記されたアクションアイテムは実行されます。書かれていないものは実行されません。

組織の記憶。 3か月後には、なぜチームがベンダーを切り替えると決めたのか、誰も覚えていません。それを後から確認するためにあるのが議事録です。

議事録を残さないことのコストは、必要になるまでは見えません。そして必要になった瞬間、とてもはっきり見えるようになります。私は、すでに決めたことを誰も書き留めていなかったために、会議で何時間もかけて再度決め直しているチームを見たことがあります。本当のコストは議事録そのものではなく、やり直さなければならない会議のほうです。

あらゆる議事録に必要な7つの要素

どの会議議事録の形式であっても、会議の種類に関係なく、次の7つを含めるべきです。どれか1つでも欠けていれば、その議事録は不完全です。

日付と時刻 — 会議が行われた日時。開始時刻と終了時刻を含みます。

場所またはプラットフォーム — 会議室、Zoomリンク、Google Meetなど。

出席者 — 誰が出席したか、誰が欠席したか、誰が遅れて参加したか。正式な議事録では、議長と記録担当者も記載します。

議題項目 — 何が話し合われたかを順番に。各項目には独立したセクションを設けるべきです。

議論の要約 — 逐語録ではありません。挙がった主要な論点、異なる見解、参照されたデータや文書を記録します。

決定事項 — 明確に。「チームは〜することを決定した」と書きます。暗黙ではなく、明示的に記録します。

アクションアイテム — 誰が、何を、いつまでに行うのか。最も重要なセクションです。担当者と期限付きのアクションアイテムがない議事録なら、その会議は開かれなかったも同然です。

以上です。7つだけです。それ以外 — 動議、投票記録、添付資料 — は会議の種類によって異なります。取締役会の議事録にはそれらすべてが必要です。スタンドアップの議事録には不要です。

5つのテンプレート

以下の各テンプレートは、そのままコピーして使えます。WordまたはGoogle Docsに貼り付けて、角括弧内を埋めれば完了です。標準的なビジネス会議テンプレートについては、完成形がどう見えるか分かるように、記入済みの例も含めています。

テンプレート 1

標準的なビジネス会議議事録

毎週のチーム会議、部門レビュー、部門横断の同期ミーティングに使用します。最も一般的な形式です。過度に堅苦しくならずに、基本事項をしっかり押さえます。

会議議事録会議名: [部署 / チーム名] 週間ミーティング
日付: [Month DD, YYYY]
時間: [開始時刻] – [終了時刻]
場所: [会議室名 / Zoom リンク]
議長: [氏名]
記録担当: [氏名]

出席者:
[氏名 1], [氏名 2], [氏名 3], [氏名 4]
欠席者: [氏名 5]（休暇中）

── 議題 ──

1. [議題 1 — 例: Q2 予算レビュー]
討議: [話し合われた内容の簡潔な要約]
決定: [決定事項、または「次回会議へ持ち越し」]
アクション: [誰が何を、いつまでに行うか]

2. [議題 2]
討議: [...]
決定: [...]
アクション: [...]

3. [議題 3]
討議: [...]
決定: [...]
アクション: [...]

── アクションアイテム ──
☑ [担当者] が [タスク] を [期限] までに実施
☑ [担当者] が [タスク] を [期限] までに実施
☑ [担当者] が [タスク] を [期限] までに実施

次回会議: [日付と時刻]
議事録配布日: [日付]

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テンプレート 2

取締役会議事録

取締役会、ガバナンス委員会、正式な企業会議向けです。これらは取締役会議事録テンプレートの文書であり、法的に作成が求められる場合があり、監査人や規制当局によって確認される可能性があります。正確に記録してください。動議、採決、反対意見を記録します。

法的注意: ほとんどの法域では、株式会社や非営利団体は取締役会議事録を保管することが法律で義務付けられています。これらの議事録は正式な法人記録として機能します。お住まいの法域および組織形態に関する具体的な要件については、法務顧問にご相談ください。

取締役会 — 議事録Organization: [会社名]
日付: [Month DD, YYYY]
時間: [開始] – [終了]
場所: [住所 / バーチャルプラットフォーム]

出席取締役:
[氏名], [役職] (議長)
[氏名], [役職]
[氏名], [役職]
[氏名], [役職]

欠席取締役:
[氏名] ([理由、判明している場合])

その他出席者:
[氏名], [役職 — 例: 秘書役、CFO、法務顧問]

── 開会 ──
会議は[time]に[Chair name]により開会された。

── 定足数 ──
定足数の充足が確認された（[Y]名中[X]名の取締役が出席）。

── 前回議事録の承認 ──
[date]の会議議事録が確認された。
承認の動議: [氏名]
賛成者: [氏名]
採決: [全会一致 / 賛成X、反対X、棄権X]
結果: [承認 / 修正のうえ承認]

── 議題 1: [トピック] ──
[氏名]が[発表の要約]を説明した。
[主要論点]について討議が行われた。
動議: [動議の正確な文言]
提案者: [氏名]
賛成者: [氏名]
採決: [全会一致 / 点呼採決の結果]
結果: [可決 / 否決 / 継続審議]

── 議題 2: [トピック] ──
[上記と同じ構成]

── その他事項 ──
[議題にないが提起された事項]

── 閉会 ──
会議は[time]に閉会した。
次回会議: [日時]

── 署名 ──
提出者: _____________________ [Secretary name]
承認者: _____________________ [Chair name]
承認日: _______________

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テンプレート 3

プロジェクト・スタンドアップ議事録

デイリースタンドアップ、スプリント確認、週次プロジェクト同期向け。短くまとめましょう。3ページにわたるスタンドアップ要約を読む人はいません。目的はアクションアイテムと障害事項を記録することであり、議論の逐語録を作ることではありません。

スタンドアップ — [プロジェクト名]Date: [Month DD, YYYY]
参加者: [氏名]

── 前回会議以降 ──
[氏名]: [完了したこと]
[氏名]: [完了したこと]
[氏名]: [完了したこと]

── 今日の予定 ──
[氏名]: [現在取り組んでいること]
[氏名]: [現在取り組んでいること]

── 障害事項 ──
[氏名]: [何が障害になっているか、誰が支援できるか]
[報告なし]

── アクションアイテム ──
☑ [担当者] — [タスク] — [date]まで
☑ [担当者] — [タスク] — [date]まで

次回スタンドアップ: [日時]

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テンプレート 4

クライアント会議議事録

クライアントとの通話、提案、進捗報告向け。この形式が重要なのは、これをクライアントと共有することが多いためです。見た目はプロフェッショナルで、成果、次のステップ、約束した事項に焦点を当てるべきです。

クライアント会議 — [クライアント名]Date: [Month DD, YYYY]
時間: [開始] – [終了]
形式: [Zoom / 対面 / 電話]
当社チーム: [氏名と役職]
クライアントチーム: [氏名と役職]

── 会議の目的 ──
[一文: この会議が行われた理由]

── 議論の要約 ──
1. [トピック — 議論内容、主要ポイント]
2. [トピック]
3. [トピック]

── 決定事項 ──
• [決定 1]
• [決定 2]

── 成果物 / 次のステップ ──
☑ [当社チーム / クライアント] が [date]までに[action]を行う
☑ [当社チーム / クライアント] が [date]までに[action]を行う
☑ [当社チーム / クライアント] が [date]までに[action]を行う

── 次回会議 ──
[日時、または "未定"]

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テンプレート 5

リモート / 非同期会議議事録

同じ時間に集まれない分散チーム向け。ライブ通話の代わりに、各メンバーが更新内容を投稿します。「議事録」は全員の入力をまとめた要約です。この形式は Slack、Notion、共有ドキュメントでうまく機能します。

非同期アップデート — [チーム / プロジェクト]Week of: [Month DD, YYYY]
形式: 各チームメンバーが[day, time]までに投稿

── 更新内容 ──[氏名] (タイムゾーン: [TZ])
✅ 完了: [今週完了したこと]
🔄 進行中: [進行中のこと]
🚧 障害: [障害となっていること]

[氏名] (タイムゾーン: [TZ])
✅ 完了: [...]
🔄 進行中: [...]
🚧 障害: [...]

[氏名] (タイムゾーン: [TZ])
✅ 完了: [...]
🔄 進行中: [...]
🚧 障害: [...]

── 今週の決定事項 ──
• [決定 1 — スレッド / ドキュメント / 議論で決定]
• [決定 2]

── 来週のアクションアイテム ──
☑ [担当者] — [タスク] — [date]まで
☑ [担当者] — [タスク] — [date]まで

── 議論スレッド ──
各トピックについて [Slack スレッド / Notion ドキュメント / Loom 動画] へのリンク。

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議事録とメモ — 何が違うのか？

これらの用語はしばしば同じ意味で使われますが、実際には同じではありません。特に正式な場では、この違いが重要です。

上司が「会議のメモ」を求めているなら、おそらく意味しているのは議事録です。つまり、実際に行動に移せるよう整理された要約のことです。もし生のノートが欲しいなら、ノートブックを見せてほしいと頼むはずです。

議事録作成のための10のベストプラクティス

後回しにしない。 議事録は、その日のうちに書きましょう。何が起きたかまだ覚えているうちに書くことが大切です。待てば待つほど忘れることが増え、面倒に感じるようになります。

議論ではなく、決定事項とアクションに集中する。 誰も逐語録は必要としていません。必要なのは、「何を決めたのか」「誰が何をするのか」「いつまでにやるのか」です。

すべてのアクションアイテムに担当者名を入れる。 「チームがフォローアップする」では意味がありません。「Sarahが木曜日までにベンダーへメールする」ならアクションアイテムです。

期限を含める。 期限のないアクションアイテムは願望にすぎません。すべてのアクションには日付を付けましょう。

中立を保つ。 議事録は意見ではなく記録です。「Johnは素晴らしい指摘をした」や「議論が白熱した」とは書かないでください。何が言われ、何が決定されたかを書きましょう。

反対意見を記録する。 誰かが決定に反対した場合は、そのことを記録します。「動議は4対1で可決され、[Name]は反対した。」これは取締役会の議事録や、あらゆる正式な場面で重要です。

ざっと見て把握しやすくする。 見出し、箇条書き、太字を使いましょう。誰も文字の壁は読みません。議事録が小説のように見えるなら、誰にも読まれません。

毎回一貫した形式を使う。 それこそがテンプレートの目的です。同じ構成、同じセクション、同じ順序。そうすれば、必要な情報をすぐに見つけられます。

24時間以内に配布する。 会議の記憶が新しいうちに、すべての参加者へ議事録を送りましょう。誰かが誤りに気づけば、すぐに修正できます。

アクションアイテムを完了まで追跡する。 毎回の会議は、前回から残っている未完了のアクションアイテムを確認することから始めましょう。誰もフォローしなければ、議事録はただの紙切れです。

議事録を手作業で書くのをやめる方法

手書きや手作業で議事録を作ると、会議そのものの約2倍の時間がかかります。1時間の会議が3時間の作業になるのです。会議に1時間、メモを清書するのに2時間。誰も楽しいと思わず、みんな最後の最後まで先延ばしにする部分です。

もうそんなことをする必要はありません。今ではAI議事メモツールがこれを自動で処理してくれます。HiNoter のようなツールは会議に参加し、内容を文字起こしし、通話が終わった瞬間に、議論の要約、決定事項、担当者付きのアクションアイテムを含む構造化された議事録を作成します。あなたは何も入力しません。AIが作成した内容を確認し、間違いがあれば修正して、共有するだけです。

多言語チームでは、これはさらに重要です。会議が一部英語、一部ポルトガル語で行われた場合、手作業で議事録を書くのは大変です。 AI会議アシスタント は言語を自動検出するため、あなたが何もしなくても対応できます。何種類の言語が話されても、議事録は1つの言語でまとまって出力されます。

さらに、その議事録を既存のツール、たとえば Notion、Slack、Google Docs にコピー＆ペーストなしで直接同期したいなら、それを実現するのが HiNoter です。議事録は、あなたのチームがすでに作業している場所に、整形済みですぐ共有できる形で届きます。

よくある質問

議事録には何を含めるべきですか？

7つあります。日付と時間、場所またはプラットフォーム、出席者、議題、議論の要約、決定事項、そして担当者と期限付きのアクションアイテムです。このページ上のすべてのテンプレートには、この7つすべてが含まれています。正式な議事録（取締役会など）には、動議、採決、定足数の確認、署名も追加されます。

議事録は法的に必要ですか？

取締役会や特定のコーポレートガバナンス会議では、はい。正確な要件は法域や組織形態によって異なりますが、一般的には株式会社や非営利団体は取締役会議事録を保管しなければなりません。議事録は公式な記録として機能し、監査人、規制当局、または法的手続きにおいて要求されることがあります。通常のチーム会議では法的義務はありませんが、強く推奨されます。

議事録の長さはどれくらいが適切ですか？

会議によります。毎日のスタンドアップですか？半ページ。週次のチーム会議ですか？1〜2ページ。取締役会ですか？2〜5ページ。目的は決定事項とアクションを記録することであって、全員の発言を逐語的に書き起こすことではありません。議事録のほうが会議時間より長いなら、書きすぎです。

これらのテンプレートは Google ドキュメントで使えますか？

はい。テンプレートのテキストをコピーして、新しい Google ドキュメントに貼り付けてください。あるいは Word 版をダウンロードして Google Drive にアップロードしてください。テンプレートは基本的な書式付きのプレーンテキストなので、どのエディターでも使えます。

議事録と会議メモの違いは何ですか？

議事録は正式で、構造化され、出席者と共有され、法的に必要な場合があります。メモは非公式で個人的なもので、通常は共有されません。会議で誰かに「メモを取って」と頼まれたら、求められているのが実際の議事録（構造化され共有可能なもの）なのか、単なる個人メモなのかを確認しましょう。

完了しなかったアクションアイテムはどう扱えばよいですか？

毎回の会議の冒頭で、未完了のアクションアイテムを確認しましょう。何かが完了していなければ、その理由を確認し、新しい期限を設定し、その更新内容をその会議の議事録に記録してください。フォローアップしなければ、アクションアイテムは任意だと人々は学んでしまいます。そうして会議は役に立たないものになります。

HiNoter はあなたの会議に参加し、50以上の言語で文字起こしを行い、アクションアイテム付きの構造化された議事録を自動生成します。Notion、Slack、Google ドキュメントと同期します。

以上です

テンプレートは5つ。要素は7つ。ベストプラクティスは10個。会議の種類に合ったテンプレートを選び、エディターにコピーして、毎回使ってください。一貫性こそが重要です。同じ形式、同じセクション、同じ順序。チームが標準フォーマットに慣れれば、過去の決定事項を見つけるのは、考古学的な発掘作業ではなく、とても簡単になります。

そして、毎回の会議後に手作業で議事録を書くのにうんざりしているなら――そのために AIノートテイカーがあります。テンプレートは、良い議事録がどのようなものかを教えてくれます。AI はそれをあなたの代わりに書いてくれます。関連資料：エグゼクティブサマリーの例 と オンライン会議のエチケット。

著者について：HiNoter 編集チームが執筆しました。私たちは会議メモを自動で処理するツールを作っています――構造化された議事録、50以上の言語、出典付きAIチャット。Notion、Slack、Google ドキュメントと同期します。また、音声、動画、YouTube、PDFにも対応しています。